Zadbaj o organizację w swojej placówce
Mimo ogromnego postępu technologicznego w ostatnich latach, w dalszym ciągu nie wszystko można załatwić przez Internet. Na pewno każdemu z nas zdarzyło się więc choć raz odwiedzić urząd, placówkę ochrony zdrowia, bank, sąd lub inną instytucję z zamiarem szybkiego uporania się z formalnościami. Z dużym prawdopodobieństwem można więc założyć, że brak sprawnej organizacji i obsługi interesanta w oparciu o nowoczesny system kolejkowy w takich miejscach dał się we znaki także Tobie, a naprawdę niewiele rzeczy jest bardziej frustrujących od wielogodzinnego oczekiwania, aby jedynie przez kilka minut porozmawiać z urzędnikiem, przedłożyć wymagane dokumenty lub po prostu złożyć wniosek o wydanie decyzji.
Nawet najprostsze formalności urastają w takich warunkach do rangi prawdziwego wyzwania – generują niepotrzebny stres, szybko pojawiają się nieporozumienia i negatywne emocje, zwłaszcza jeżeli konieczna okaże się kolejna wizyta, aby donieść brakujące zaświadczenie i już wiemy, że cała „zabawa” w czekanie niedługo zacznie się od nowa.
Intuicyjny w obsłudze system kolejkowy – nieoceniona pomoc zarówno dla petenta, jak i urzędnika
Na szczęście w dzisiejszych czasach tego typu sytuacje zdarzają się coraz rzadziej. Wiele instytucji publicznych decyduje się na wdrożenie u siebie dedykowanych systemów kolejkowych, które m.in.:
- dokładnie informują petenta, gdzie ma się udać
- pozwalają zarezerwować wizytę z dużym wyprzedzeniem przez Internet
- usprawniają organizację obsługi interesantów
- umożliwiają optymalizację kosztów obsługi
Więcej zadowolonych klientów
Klienci nie lubią stać w długich kolejkach. Kiedy wchodzą do budynku firmy, przychodni lub urzędu i nie wiedzą, dokąd udać się w pierwszej kolejności, odczuwają złość i frustrację, a nierzadko rezygnują w ogóle z zamierzonego kontaktu lub usługi.
Bezstresowa obsługa interesantów
Chcesz uniknąć takiego scenariusza? Zainwestuj w elektroniczne systemy kolejkowe! To rozwiązanie pozwoli ci przyciągać nowych klientów, zbierać opinie od obecnych i zapewni szybką, sprawną oraz bezstresową obsługę interesantów (koniec ze staniem w długiej kolejce!). Przy okazji będziesz zyskiwać, dzięki emisji reklam i możliwości personalizacji przekazu marketingowego skierowanego do poszczególnych osób. Obniżysz też koszty obsługi klienta i zwiększysz przychody swojej firmy.
Jak to działa? Dzięki systemom kolejkowym interesant wchodzi do placówki i pobiera numerek z dyspensera. Następnie spokojnie oczekuje na swoją kolejkę, a finalnie odczytuje z ekranu informację, do którego stanowiska musi się udać. Osoba obsługująca ma możliwość wyświetlania kolejnych wolnych numerków, ponaglania dźwiękowego, a nawet zaproszenia klienta z konkretnym numerem do stanowiska. To takie proste!
Zacznijmy jednak od podstaw – jak dokładnie działa tego rodzaju system i dla kogo jest przeznaczony? Dlaczego warto wprowadzić go w swojej firmie?
Przede wszystkim dlatego, że to rozwiązanie na miarę Twoich potrzeb i pełna elastyczność. System kolejkowy, dzięki modułowej strukturze, dopasuje się pod względem funkcjonalności do specyfiki działania zarządzanej przez Ciebie placówki. To sprawi, że wizyta klienta w punktach obsługi będzie dla niego pozytywnym doświadczeniem.
Systemy kolejkowe
– jak ograniczyć interesantom przykre stanie w kolejce?
Systemy kolejkowe to kompleksowe rozwiązanie służące do zarządzania przepływem i obsługą klientów na wszystkich etapach jego kontaktu z firmą, w placówce lub poza nią. Umożliwia rezerwację spotkania przez Internet, wspomaga przebieg wizyty i zapewnia możliwość wyświetlania dedykowanych reklam oraz wyrażania opinii.
rezerwacja online
Narzędzia, z których składa się system kolejkowy, umożliwiają klientom rezerwację wizyty na konkretny, dogodny dla nich termin przez przeglądarkę internetową lub w specjalnie zaprojektowanej aplikacji mobilnej. Umawianie wizyt przez Internet w trybie samoobsługowym 24h/dobę pozwala na wybór odpowiadającej daty i godziny z puli dostępnych terminów.
odbiór biletu
Systemy kolejkowe to kompleksowe rozwiązanie służące do zarządzania przepływem i obsługą klientów na wszystkich etapach jego kontaktu z firmą, w placówce lub poza nią. Umożliwia rezerwację spotkania przez Internet, wspomaga przebieg wizyty i zapewnia możliwość wyświetlania dedykowanych reklam oraz wyrażania opinii. Dla każdej kategorii usługi drukowany jest dedykowany bilet. Na bilecie klient otrzymuje wydrukowany indywidualny numer, dzięki któremu rezerwuje miejsce w wirtualnej kolejce.
oczekiwanie
Kolejnym krokiem jest udanie się z pobranym numerem biletu do odpowiedniego miejsca oczekiwania: na bilecie umieszczona jest oczywiście szczegółowa informacja, gdzie należy się udać, aby nikt nie tracił czasu, błądząc po budynku. W tym czasie na ekranach multimedialnych mogą być wyświetlane ważne informacje i komunikaty, co sprawia, że oczekiwanie klientów w kolejce jest przyjemniejsze i mniej krępujące.
ocena wizyty
Po skorzystaniu z usługi interesanci mogą wyrazić opinię na temat obsługi klienta i usług Twojej firmy w aplikacji mobilnej, za pośrednictwem strony www lub od razu przy wyjściu z placówki, korzystając z dedykowanego do tego celu panelu dotykowego. Dzięki tak zaprojektowanemu rozwiązaniu wyrażanie odczuć związanych z wizytą jest szybkie i umożliwia zdobycie dużej liczby informacji zwrotnych w krótkim czasie. Wszystkie dane gromadzone są na serwerze centralnym, umożliwiając szybki wgląd oraz ich analizę. Dodatkowo badanie satysfakcji klientów pozwala na podnoszenie standardów obsługi.
produkty
System kolejkowy
– z czego się składa?
Na system kolejkowy składa się szereg narzędzi umożliwiających sprawną i kompleksową obsługę klienta. W skład systemu wchodzi:
Aplikacja mobilna
Aplikacje mobilne rewolucjonizują rynek usług z uwagi na fakt, że połowa ruchu w polskim Internecie realizuje się za pomocą urządzeń mobilnych. Aplikacja mobilna dostosowana jest do wymagań firmy, dzięki której klient może m.in. sprawdzić dostępność usług w poszczególnych placówkach, wypełnić elektroniczne formularze, zarezerwować wizytę, zostać przywołany do odpowiedniego stanowiska i wyrazić opinię o całej usłudze. Wszystkie informacje są aktualizowane w czasie rzeczywistym i pozwalają kreować spersonalizowany model obsługi klienta.
Bileter
Spersonalizowany Bileter naścienny lub wolnostojący umieszczany w oddziałach i placówkach, który umożliwia klientowi wydrukowanie informacji o wcześniej zarezerwowanej wizycie lub umówienie usługi. Warto zadbać o to, aby automat biletowy nie tylko komponował się z otoczeniem, ale stanowił najnowocześniejsze rozwiązanie w kontakcie z klientem.
Ekrany główne i stanowiskowe
Ekrany w formie paneli LED lub wyświetlaczy LCD, które powinny być dobrze widoczne i umiejscowione nad konkretnym stanowiskiem tak, aby klient nie miał wątpliwości, do którego miejsca podjeść. Na takich ekranach pokazuje się numer biletu lub identyfikator klienta, który wzywany jest do poszczególnych stanowisk obsługi. W przerwach pomiędzy wyświetlaniem poszczególnych numerów biletów na ekranach mogą pojawiać się reklamy dopasowane do danej grup odbiorców.
Terminale przywoławcze
Umożliwiają priorytetowe oraz ponowne przywołanie klienta, przeniesienie go w razie potrzeby do innej kolejki lub stanowiska, a także dostęp do podstawowych danych o kliencie za pomocą systemu identyfikacji i monitorowanie czasu obsługi klienta w celu poprawienia jakości obsługi.
Panel do badania opinii klientów
Panel do badania opinii klientów umożliwiający w prosty sposób (często za pomocą ikonek wyrażających emocje lub skali liczbowej) określić stan zadowolenia interesanta z wizyty i poziomu obsługi klienta. Dzięki temu istnieje możliwość stałej poprawy zaangażowania klientów i pracowników przy pomocy analizy gromadzonych przez system informacji zwrotnych.
Możliwość obsługi zdalnej
Istnieje też możliwość utworzenia punktów samodzielnej obsługi klienta, dzięki którym bez otwierania dodatkowego oddziału można zapewnić odbiorcom skorzystanie z usług w ich miejscu zamieszkania. Punkty mogą być wyposażone w ekran i kamerę, dzięki czemu istnieje możliwość nawiązania wirtualnej łączności z pracownikiem firmy.
Spójność systemu kolejkowego
Na tak sprawne działanie systemu kolejkowego składa się kilka różnych narzędzi.
Największe znaczenie mają moduł Digital Signage – kompletne narzędzie dystrybucji informacji i reklam, dzięki któremu w aplikacji mobilnej i na ekranach mogą być wyświetlane spersonalizowane komunikaty marketingowe zwiększające skuteczność działań reklamowych, a także moduł Identyfikacji Klienta – który umożliwia rozpoznanie interesanta już na etapie pobierania przez niego biletu w dyspenserze, dzięki niemu można powitać klienta spersonalizowanym komunikatem i wyświetlić mu dopasowane do jego potrzeb reklamy.
Działanie systemu kolejkowego wspiera też moduł Business Intelligence, umożliwiający automatyczne monitorowanie działań wszystkich oddziałów firmy i opinii, które wyrażane są o jej działaniach w Internecie, również na portalach społecznościowych. Spośród wszystkich danych można wybrać te, które gwarantuję elastyczność w zarządzaniu. Analiza danych w czasie rzeczywistym oraz danych historycznych pozwala dostosować działanie placówki do bieżącego stanu obsługi.
korzyści
Zalety wdrożenia systemu kolejkowego
Zastanawiasz się jeszcze, czy system kolejkowy to rozwiązanie właściwe dla twojej firmy? Nie wahaj się!
Dla klienta:
zdobycie zaufania twoich klientów
wygodna, szybka rezerwacja wizyty bez kolejki
komfortowa atmosfera oczekiwania w kolejce na obsługę
możliwość załatwienia części spraw w całości przez Internet
Interesant przychodzi załatwić sprawę z pozytywnym nastawieniem i wychodzi z twojej firmy bez bólu głowy. Dzięki sprawnej obsłudze jest też bardziej skłonny do skorzystania z usług w przyszłości i polecania jej swoim znajomym.
Dla Ciebie i Twojej firmy:
Instalując samoobsługowe punkty obsługi klienta, masz też możliwość rozszerzyć zasięg działań swojej firmy bez ponoszenia dodatkowych, niepotrzebnych kosztów.
Ty, jako reklamodawca masz szansę wywrzeć pozytywne wrażenie na kliencie i zaprezentować mu spersonifikowane reklamy proponujące produkty lub usługi, które najprawdopodobniej spełnią jego potrzeby i wymagania.
Możesz też łatwiej kontrolować działania swoich pracowników, stale monitorując jakość obsługi klienta w poszczególnych oddziałach.
Kontrola opinii wyrażanych o usługach twojej firmy w Internecie pozwala zdobywać nowych klientów i zapobiegać niezadowoleniu dotychczasowych interesantów.
Automatyzacja części działań związanych z obsługą klienta pozwala obniżyć koszty, a szerokie możliwości wyświetlania reklam, jak również poprawa doświadczeń klienta sprzyjają zwiększeniu zysków płynących z działalności firmy.
System kolejkowy w Twojej firmie
Przekonany? Zadzwoń lub napisz do nas już dziś, a priorytetowo zajmiemy się realizacją wszelkich formalności związanych ze wdrożeniem systemu kolejkowego w Twojej firmie. Masz jeszcze jakieś pytania? Skontaktuj się z nami: odpowiemy na nie wszystkie!